Politika zasebnosti - varnosti osebnih podatkov organizacije

POLITIKA VARSTVA OSEBNIH PODATKOV

 Vizija zasebnosti

Vaša zasebnost nam veliko pomeni. Zato skrbno varujemo vse osebne podatke, ki jih delite z nami in vedno jasno in dosledno razkrijemo, na kakšen način obdelujemo vaše osebne podatke.

V tem dokumentu opisujemo, kako uporabljamo in obdelujemo vaše osebne podatke. Podajamo tudi informacije o tem, kako nas lahko kontaktirate v primeru vprašanj o osebnih podatkih. Na vaša vprašanja bomo z veseljem odgovorili.

Politika varstva osebnih podatkov velja za vse vrste informacij, ki jih zbiramo.

V Politiki so skladno z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), zajete naslednje informacije:

– kontaktne informacije pooblaščene osebe za varstvo podatkov;

– nameni, podlage in vrste obdelave različnih vrst osebnih podatkov posameznikov;

– posredovanje podatkov tretjim osebam in v tretje države;

– čas hrambe posameznih vrst osebnih podatkov;

– pravice posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov;

– pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

Politiko varstva osebnih podatkov bomo občasno spreminjali. Če vam vaša zasebnost veliko pomeni, redno obiskujte to stran in izvedeli boste vse o spremembah. Če bomo vnesli spremembe v Politiko varstva osebnih podatkov, ki bodo vplivale na vas (na primer, če nameravamo obdelovati vaše osebne podatke za druge namene, kot so bili v preteklosti navedeni v tej Politiki varstva osebnih podatkov), vas bomo o tem obvestili, preden bomo začeli z novimi dejavnostmi.

 Predstavitev upravljavca

Upravljavec osebnih podatkov je Občina Hoče-Slivnica.

Naši kontaktni podatki:
Občina Hoče-Slivnica, Pohorska cesta 15, 2311 Hoče
Telefon: 02 616 53 20, e-pošta: obcina@hoce-slivnica.si, spletno mesto: https://www.hoce-slivnica.si/

Nameni obdelave in podlage za obdelavo osebnih podatkov

Vaše osebne podatke zbiramo na različnih podlagah in za različne namene.

Občina zbira in obdeluje osebne podatke po naslednjih pravnih podlagah:

  1. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca,
  2. obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu,
  3. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe,
  4. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov,
  5. posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov,
  6. obdelava je potrebna za zaščito zˇivljenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

Izpolnitev zakonske obveznosti oziroma opravljanje naloge v javnem interesu

Občina obdeluje določene osebne podatke na podlagi zakona. Temeljni zakon, ki določa vrste različnih obdelav za izvajanje javnih nalog je Zakon o lokalni samoupravi. Med drugimi zakoni, na podlagi katerih se obdelujejo osebni podatki, so Zakon o splošnem upravnem postopku, Zakon o urejanju prostora, Zakon o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev, Zakon o prekrških, Zakon o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju itd.

Veljavni predpisi s področja lokalne samouprave so zbrani na spletni strani pristojnega ministrstva: http://www.mju.gov.si/si/zakonodaja_in_dokumenti/veljavni_predpisi/predpisi_lokalna_samouprava/.

Občina na podlagi zakonske obveznosti obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum in kraj rojstva, EMŠO, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah itd. kot je določeno v zakonodaji.

V omejenih primerih lahko občina obdeluje osebne podatke tudi na podlagi javnega interesa.

Izvajanje pogodbe

V primeru, ko se z občino sklene določena pogodba, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Občina obdeluje osebne podatke za sklenitev in izvajanje pogodbe. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, občina ne more skleniti pogodbe, prav tako občina ne more izvesti storitve v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Ravno tako lahko občina na podlagi Zakona o elektronskih komunikacijah pogodbene stranke obvešča o vsebinah in storitvah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti na obcina@hoce-slivnica.si ali pisno z pošto na naslov občine.

Zakoniti interes

Občina izjemoma pri opravljanju nalog iz svoje pristojnosti uveljavlja pravno podlago zakonitega interesa. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa občina vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo.

Obdelava na podlagi privolitve

V kolikor občina nima pravne podlage izkazane na podalgi zakona, opravljanja javne naloge, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev.

Na podlagi privolitve občina obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

  • telefonska številka in naslov elektronske pošte za namen obveščanja in komunikacije,
  • fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih v občini,
  • druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

 Če je posameznik podal privolitev za obdelavo osebnih podatkov in tega več ne zˇeli, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti na obcina@hoce-slivnica.si ali pisno z pošto na naslov občine.

Razen zgoraj navedenih podatkov bomo obdelovali tudi druga sporočila, ki nam jih boste poslali za izvrševanje vaših pravic v zvezi z varstvom osebnih podatkov. Za namene spremljanja odjav in omejitev obdelave bomo zbirali datum odjave oziroma omejitve obdelave, elektronska sporočila, s katerimi ste bili obveščeni o odjavi, in druga sporočila, povezana z izvrševanjem vaših pravic v zvezi z varstvom osebnih podatkov.

Kadar obdelujemo osebne podatke na podlagi vaše privolitve, preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

 Način pridobitve osebnih podatkov

Ko na občini posameznik vlozˇi vlogo za pridobitev dovoljenj ali uveljavljanje pravic, ki so v pristojnosti občine, občina z vlogo pridobi podatke, ki jih obdeluje na osnovi zakonodaje. Občina lahko posameznika zaprosi za dodatne podatke, npr. telefonska številka, e-pošta, za namene lazˇjega komuniciranja in obveščanja. Občina lahko v okviru izvajanja javnih nalog na osnovi posredovane vloge pridobi ali preveri posameznikove osebne podatke tudi iz drugih virov, kot so na primer: Elektronska evidenca Ministrstva za notranje zadeve - Centralni register prebivalstva (e-CRP), Centralna evidenca Ministrstva za delo, druzˇino in socialne zadeve za izvajanje Zakona o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev.

Osebne podatke občina pridobi tudi na podlagi videonadzornega sistema z osebnim obiskom posameznika v uradnih prostorih občine. Občina prav tako pridobi osebne podatke na osnovi obiska spletnih strani občine ob npr. pošiljanju vprašanj, mnenj ali pobud v zvezi z delom občine preko kontaktnih obrazcev.

Hramba in izbris osebnih podatkov

Občina hrani osebne podatke toliko časa, dokler je to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor občina podatke obdeluje na podlagi zakona, jih hrani za obdobje, ki ga predpisuje zakon, s tem, da je dolzˇna nekatere podatke hraniti trajno.

Osebne podatke, ki jih občina obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, občina hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in občino do spora v zvezi s pogodbo. V tem primeru hrani občina podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitrazˇe ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

Tiste osebne podatke, ki jih občina obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, občina hrani do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. Občina lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosezˇen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko občina zavrne zahtevo za izbris iz razlogov navedenih v Splošni uredbi kot so: uresničevanje pravice do svobode izrazˇanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstvenoraziskovalni ali zgodovinskoraziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje pravnih zahtevkov.

Po preteku obdobja hrambe upravljavec osebne podatke učinkovito in trajno izbriše ali anonimizira, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

Pogodbena obdelava osebnih podatkov in posredovanje podatkov

Občina lahko posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o obdelavi osebnih podatkov zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah pooblastila, ki je določeno v pisni pogodbi oziroma v drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje občina, so predvsem:

− vzdrzˇevalci informacijskih sistemov,

− vzdrzˇevalci infrastrukture (videonadzor, varnostne storitve),

− ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme ter storitev v oblaku (npr. Microsoft).

Občina v nobenem primeru ne posreduje osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam.

Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru pogodbenih določil in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerikoli drug namen.

Posredovanje podatkov v tretje države se zagotavlja v skladu z zakonskimi podlagami za iznos podatkov v tretje države, ki jih predpisujejo pravo EU ter veljavni slovenski predpisi. Mogoče podlage vključujejo:

– izvedbeni akt Evropske komisije o ustreznosti varstva v tretji državi;

– zavezujoča poslovna pravila, skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov, če so ta ustrezno odobrena;

– standardna določila o varstvu podatkov;

– drug mehanizem, ki ga dopušča Splošna uredba o varstvu podatkov.

 Pravice posameznikov v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

 V skladu z veljavno slovensko zakonodajo (ZVOP-1) in Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov imate v zvezi z varstvom svojih osebnih podatkov naslednje pravice:

Pravica do dostopa do podatkov

Vedno imate pravico preveriti, ali o vas zbiramo osebne podatke, in v tem primeru imate tudi pravico do vpogleda v te podatke.

Če kot posameznik želite, da preverimo, ali o vas zbiramo osebne podatke, lahko to zahtevate po elektronski pošti (obcina@hoce-slivnica.si) ali pisno po pošti. Preden vam bomo posredovali informacije, bomo preverili vašo identiteto.

Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«)

Pravico imate doseči, da brez nepotrebnega odlašanja izbrišemo osebne podatke v zvezi z vami, mi pa imamo kot upravljavec obveznost vaše osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati, če:

  • obdelavi upravičeno ugovarjate (glejte pravico do ugovora),
  • smo osebne podatke obdelali nezakonito,
  • moramo osebne podatke izbrisati zaradi izpolnitve zahtev v predpisih.

 Izbris se ne izvede, če je obdelava osebnih podatkov potrebna za:

  • izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave na podlagi predpisov,
  • uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Če kot posameznik želite, da vaše osebne podatke izbrišemo, lahko to zahtevate po elektronski pošti (obcina@hoce-slivnica.si) ali pisno po pošti. Pravico do izbrisa lahko uveljavljate samo v primerih, ki so našteti zgoraj.

 Pravica do popravka

Pravico imate doseči, da brez nepotrebnega odlašanja popravimo netočne osebne podatke v zvezi z vami.  Ob upoštevanju namenov obdelave imate pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.

Če kot posameznik želite, da popravimo vaše osebne podatke, lahko to zahtevate po elektronski pošti (obcina@hoce-slivnica.si) ali pisno po pošti.

 Pravica do omejitve obdelave

Pravico imate doseči, da omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov v primeru:

  • če oporekate točnosti podatkov, in sicer za obdobje, ki nam omogoča preveriti točnost osebnih podatkov,
  • je obdelava nezakonita in nasprotujete izbrisu osebnih podatkov ter namesto tega zahtevate omejitev njihove obdelave,
  • vaših osebnih podatkov ne potrebujemo več za namene obdelave, temveč jih za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov potrebujete vi sami,
  • ste vložil ugovor v zvezi z obdelavo, dokler ni ugotovljeno, ali naši zakoniti razlogi prevladajo nad vašimi razlogi.

 Če boste zahtevali omejitev iz navedenih razlogov, lahko vaše osebne podatke le še shranjujemo, vse druge vrste obdelav pa lahko izvajamo le:

  • z vašo privolitvijo,
  • za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov,
  • zaradi varstva pravic druge fizične ali pravne osebe ali
  • zaradi pomembnega javnega interesa Unije ali države članice.

 Pred preklicem (torej prenehanjem) omejitve obdelave osebnih podatkov vas bomo o preklicu omejitve obvestili.

Če smo zavrnili vašo zahtevo po izbrisu podatkov ali pa želite le omejiti obdelavo svojih osebnih podatkov, lahko po elektronski pošti (obcina@hoce-slivnica.si) ali pisno po pošti zahtevate, da omejimo obdelavo vaših osebnih podatkov. Pravico do omejitve lahko uveljavljate samo v primerih, ki so našteti zgoraj.

 Pravica do prenosljivosti

Podatke, ki ste nam jih posredovali in smo jih zbrali, lahko prenesete, kadar obdelava vaših osebnih podatkov temelji na vaši privolitvi ali jih obdelujemo zaradi izvrševanja pogodbe, ki smo jo sklenili z vami. Podatke v prenosljivi obliki lahko zahtevate osebno na našem sedežu. Podatke lahko posredujemo le v primerih, ko lahko posamezne podatke zanesljivo povežemo s posameznikom.

 Pravica do ugovora

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima na podlagi razlogov, povezanih z njegovim posebnim položajem, pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov, če ta temelji na zakonitih interesih, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba. V tem primeru upravljavec preneha obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

 Pravica do pritožbe nadzornemu organu

Brez poseganja v katero koli drugo upravno ali pravno sredstvo imate pravico, da vložite pritožbo pri nadzornem organu, zlasti v državi članici, v kateri imate običajno prebivališče, v kateri je vaš kraj dela ali v kateri je domnevno prišlo do kršitve, če menite, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z vami krši Splošno uredbo o varstvu podatkov.

Nadzorni organ, pri katerem je vložena pritožba, vas bo obvestil o stanju zadeve in odločitvi o pritožbi, vključno z možnostjo pravnega sredstva na podlagi 78. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate pravico, da vložite pritožbo na naslov:
Republika Slovenija, Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, T: 01 230 97 30, E: gp.ip@ip-rs.si

Informacijski pooblaščenec vas bo skladno s predpisi obvestil o stanju zadeve in vam posredoval odločitev o pritožbi.

 Pooblaščena oseba za varstvo podatkov

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov je:

 Dr. Urška Kežmah – odvetnica

Partizanska cesta 16, 2000 Maribor

Tel. št. 02 320 00 02

Fax: 02 320 0 03

Elektronska pošta: dpo@kezmah.si

Veljavnost Politike

Vsaka sprememba politike varstva osebnih podatkov bo objavljena na spletni strani občine. Z uporabo spletne strani občine posameznik potrjuje, da sprejema in soglaša s celotno vsebino vsakokratne politike varstva osebnih podatkov.

Zadnja sprememba: 29. 12. 2020

                                                                                                             

                                                                                                               Dr. Marko Soršak

                                                                                                                       župan